Registrierung und Einreichung von Dokumenten: die Macht der Ordnung in der Geschäftswelt

Ob Sie ein kleines Unternehmen oder eine riesige Institution sind, es ist unvermeidlich, dass Sie im Geschäftsleben mit Dokumenten und Dokumenten verflochten sind. Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie das richtige organisieren dieser Dokumente zu Ihrem Unternehmen beiträgt? Schauen wir uns zusammen an, warum Papierkram und Einreichung so wichtig sind.

Warum Ist Eine Registrierung Erforderlich?

Unternehmen produzieren unzählige Dokumente in Ihren täglichen Aktivitäten. Das Speichern und nummerieren dieser Dokumente mit einem bestimmten System ermöglicht einen einfachen Zugriff und erhöht die Zuverlässigkeit des Unternehmens.

Eingehende Dokumente: extern (post, fracht, e-Mail, Fax usw.)) sind Dokumente, die das Unternehmen erreichen. Sie wird zu Beginn eines jeden Jahres ab Nummer 1 im "Eingangsdokumentenbuch" erfasst.

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• Ausgehende Dokumente: alle Dokumente, die aus dem Unternehmen gesendet werden, werden im "ausgehenden dokumentenbuch"gespeichert und genau wie eingehende Dokumente nummeriert.

  
  

  Dank dieses Systems gehen keine Dokumente verloren, sie sind sofort verfügbar, wenn sie benötigt werden.

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Ablage: Nicht nur Layout, sondern auch Geschwindigkeit und Effizienz

Ein gutes Ablagesystem liefert sowohl das Layout des Geschäfts als auch beschleunigt Entscheidungsprozesse. Weil Sie auf Informationen aus einem Dokument zugreifen, nicht aus dem Speicher. Auch:

Verantwortlichkeiten gegenüber offiziellen Institutionen (Steuern, Meldung usw.).) vollständig erfüllt sind.

Anfragen nach Informationen werden schnell beantwortet, was Transparenz und Reputation stärkt.

Dokumente bleiben nicht in der Nähe, es entsteht ein ordentliches Arbeitsumfeld.

Zeit- und Arbeitsausfälle werden verhindert, die Produktivität steigt.

Was Sind Aktensysteme?

Die Struktur jedes Unternehmens ist anders. Aus diesem Grund werden auch die Dateisysteme nach Bedarf ausgewählt.

Alphabetisches System: Dokumente werden nach Namen von A bis Z sortiert. Es ist ein einfaches und weit verbreitetes System.

Chronologisches System: Dokumente werden in datumsreihenfolge abgelegt. Es wird in Dokumenten verwendet, in denen das Datum kritisch ist, wie Rechnungen und Schecks.

Regionales System: Dokumente werden nach geografischen Kriterien Wie Region, Provinz, Bezirk organisiert. Ideal für regionale Vertriebsfirmen.

Nummeriertes System: die Dokumente werden mit einem numerischen Code versehen. Serial (von 1 bis unendlich) oder dezimal (dezimalgruppen) angewendet werden.

System basierend auf Themen: Dokumente werden nach Themen unterteilt, bei Bedarf in Untergruppen unterteilt. (Beispiel: "muh" - accounting-Datei.)

Gemischtes System: die Verwendung mehrerer Systeme zusammen.

Virtuelle Einreichung: die Speicherung von Dokumenten auf dem Computer oder in der Cloud. Es bietet sehr schnellen Zugriff, aber Cyber-Sicherheitsrisiken sollten berücksichtigt werden.

Ergebnis

Ob es sich um ein-und ausgehende dokumentenaufzeichnung oder ein Archivierungssystem handelt, das Hauptziel ist der schnelle Zugriff auf Dokumente, Ordnung und Zuverlässigkeit. Die Einrichtung eines geordneten dokumentenund archivierungssystems sichert nicht nur den heutigen Betrieb des Unternehmens, sondern auch seine Zukunft. Wie machen Sie die Einreichung in Ihrem Unternehmen oder bei der Arbeit, in der sie arbeiten?