Ödeme Kaydedici Cihaz Nedir? Kimler Kullanmak Zorundadır? (2025 Güncel Rehber)

Perakende mal veya hizmet satışı ile uğraşan birinci ve ikinci sınıf tacirler, fatura düzenleme zorunluluğu bulunmayan satışlarını belgelendirmek amacıyla Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC – Yazar Kasa) kullanmak zorundadır.

Bu yazıda; detaylı ve sade bir şekilde ele alınmıştır.

Ödeme Kaydedici Cihaz Kullananlar Kimlerdir?

Ödeme Kaydedici Cihaz, perakende satış yapan mükelleflerin, fatura düzenlemek zorunda olmadıkları satışları belgelemek amacıyla kullandıkları cihazlardır.

Perakende Satış Nedir?

Perakende satıştan anlaşılması gereken; mal veya hizmetin nihai tüketiciye satılmasıdır.Eğer satılan mal tekrar satılmak amacıyla alınmıyorsa, bu satış perakende satış olarak kabul edilir.

Örnekle Açıklayalım

Bir market işletmecisini ele alalım:

• Marketin satmak amacıyla toptancıdan un alması → Toptan satış

• Bir tüketicinin marketten evinde kullanmak üzere un satın alması → Perakende satış

Bu nedenle market, perakende satışlarını ödeme kaydedici cihaz ile belgelemek zorundadır.

2025 Yılı Perakende Satış Tutarı Sınırı

2025 yılı itibarıyla;

• Birinci ve ikinci sınıf tacirlerin yaptıkları perakende satış tutarı 2.000 TL’yi aşmıyorsa,➝ Fatura düzenleme zorunluluğu bulunmamaktadır.

Bu durumda satış, ödeme kaydedici cihazdan alınan fiş ile belgelenir.

⚠️ Ancak önemli bir istisna vardır: Müşterinin fatura talep etmesi halinde, tutar 2.000 TL’nin altında olsa bile fatura düzenlenmesi zorunludur.

Ödeme Kaydedici Cihaz Nasıl Alınır? (Adım Adım)

Ödeme kaydedici cihaz kullanmak zorunda olan bir iş ile faaliyete başlayan mükellefler aşağıdaki adımları izler:

1. Vergi Dairesinden Ön İzin Alınması

• Yazar kasa alımı için ön izin dilekçesi ile vergi dairesine başvurulur.

• Vergi dairesinden izin yazısı alınır.

2. Yazar Kasanın Satın Alınması

• İzin yazısı ile yetkili bayiden yazar kasa satın alınır.

• Satıcı firma, izin yazısına dayanarak fatura düzenler.

3. Ruhsat İşlemleri

• Yazar kasa ruhsatı, alıcı ve satıcı tarafından kaşelenip imzalanır.

• Yetkili servis cihazı kullanıma hazır hale getirir ve örnek fiş alır.

4. Yazar Kasa Levhasının Alınması

• Servisin verdiği Servis Formu ile aynı gün vergi dairesine başvurulur.

• Yazar Kasa Levhası alınır ve iş yerinde görünür bir yere asılır.

5. Cihazın Kullanıma Başlaması

• Tüm işlemler tamamlandıktan sonra ödeme kaydedici cihaz aktif olarak kullanılmaya başlanır.

Satıcı Firmanın Bildirim Yükümlülüğü

Ödeme kaydedici cihazı satan firma;

• Satış tarihinden itibaren 30 gün içinde,

• Cihazın kime satıldığını,

• Marka, model ve sicil numarasını belirterek

👉 Bir taraftan alıcının vergi dairesine,👉 Diğer taraftan ise cihazın üreticisi veya ithalatçısına bildirmek zorundadır.

Ödeme Kaydedici Cihazlara Ait Levha Nedir?

Satın alınan ödeme kaydedici cihazın işletmede kullanılabilmesi için, bağlı olunan vergi dairesinden tasdikli “Ödeme Kaydedici Cihazlara Ait Levha” alınması şarttır.

❌ Bu levha olmadan cihaz kullanılması yasaktır.

Levha Alma Süreci

1. Fatura tarihinden itibaren 15 gün içinde yetkili servise başvurulur.

2. Cihazın mali hafızası açtırılır.

3. KDV oranlarını gösteren 1 numaralı fiş örneği alınır.

4. Vergi dairesine dilekçe verilir.

5. Dilekçe ekine:

   • 1 numaralı fiş örneği

   • Ruhsat fotokopisi

   • Cihaz alım faturası fotokopisi eklenir.

6. Tasdik edilen levha alınarak iş yerinin gözle görülebilen bir yerine asılır.

Ödeme Kaydedici Cihazın Satışı Nasıl Yapılır?

Kullandığı ödeme kaydedici cihazı satmak isteyen mükellefler;

1. Yetkili servise başvurur.

2. Cihazın mali hafızasında yer alan bilgiler tespit edilir.

3. Eski mali hafıza sökülerek, aynı numaraya sahip yeni mali hafıza takılır.

4. Satıcı, alıcıdan vergi dairesi izin yazısını alır.

5. Bu izin yazısı, düzenlenecek faturaya kaydedilir.

6. Cihaz;

   • Fatura

   • Ruhsatname

   • Kullanma kılavuzu le birlikte alıcıya teslim edilir.

Sonuç

Ödeme kaydedici cihaz kullanımı, perakende satış yapan birinci ve ikinci sınıf tacirler için yasal bir zorunluluktur.2025 yılı itibarıyla 2.000 TL’lik perakende satış sınırı, fiş–fatura ayrımında kritik öneme sahiptir.

Vergi cezalarıyla karşılaşmamak için;

• Yazar kasa alma süreci,

• Levha işlemleri,

• Bildirim yükümlülükleri

eksiksiz yerine getirilmelidir.

Z Raporu Nedir? Ne Zaman Alınır? (2025 Güncel Bilgiler)

Z Raporu, ödeme kaydedici cihazlar tarafından günlük olarak alınması gereken, gün içinde yapılan tüm satışların toplamını ve KDV dağılımını gösteren mali rapordur.

Z raporu alındığında:

• Günlük satışlar kapanır,

• Cihazın mali hafızasına kalıcı olarak kaydedilir,

• Aynı gün için tekrar Z raporu alınamaz.

Z Raporu Ne Zaman Alınmalıdır?

Z raporu, iş yerinin günlük faaliyetinin sona erdiği anda alınmalıdır.

📌 Uygulamada:

• İş yerinin kapandığı saatten sonra,

• En geç gün bitmeden (23:59’a kadar) alınması gerekmektedir.

⚠️ Gün sonunda Z raporu alınmaması, usulsüzlük cezasına neden olabilir.

Z Raporu Alınmazsa Ne Olur?

Z raporunun alınmaması halinde:

• Vergi Usul Kanunu’na göre özel usulsüzlük cezası uygulanabilir,

• Günlük satış kayıtları eksik sayılır,

• Vergi incelemelerinde işletme riskli mükellef konumuna düşebilir.

Bu nedenle Z raporu, yazar kasa kullanan her işletme için zorunlu bir günlük işlemdir.

Z Raporu ile X Raporu Arasındaki Fark Nedir?

X Raporu	Z Raporu
Bilgilendirme amaçlıdır	Resmî ve mali niteliklidir
Gün içinde istenilen sayıda alınabilir	Günde sadece 1 kez alınabilir
Satışları sıfırlamaz	Günlük satışları kapatır
Mali hafızaya kaydetmez	Mali hafızaya kaydeder

Z Raporu Muhasebede Nasıl Kullanılır?

• Günlük Z raporları, muhasebe kayıtlarının temelini oluşturur.

• KDV beyannamesi ve gelir hesaplamalarında esas alınır.

• Denetimlerde ilk istenen belgeler arasındadır.

Muhasebe ile ilgili tüm bilgiler sizinle olmaya devam edecektir.